As reuniões através de videoconferência são cada vez mais recorrentes no ambiente corporativo. Isso, porque permite aproximar clientes e colaboradores localizados em outras cidades, estados e até de outros países sem que seja necessário o deslocamento.
Além disso, inúmeras empresas precisaram estabelecer essa forma de comunicação internamente, com seus funcionários, em decorrência do home office adotado durante a pandemia.
Com videoconferência, é possível compartilhar informações, conferir documentos e relatórios, definir pautas e metas e acompanhar o andamento dos processos. No entanto, as reuniões online também demandam cuidados para serem mais produtivas e de qualidade.
Por isso, no artigo dessa semana vamos te dar dicas para garantir boas reuniões à distância.
Benefícios de realizar videoconferências
Como dissemos brevemente, reuniões à distância dispensam viagens para reuniões e constantes deslocamentos. Mas essa é apenas uma das tantas vantagens que esse recurso oferece, confira mais algumas a seguir:
É realizada de qualquer local
Com acesso à internet e um dispositivo com câmera - celular, tablet ou notebook - a videoconferência pode ser realizada de qualquer região do mundo. Isso é aplicável desde o primeiro contato com um cliente de outro local, como para conversar com sua equipe durante uma viagem de negócios.
Reduz custos significativamente
Manter um bom relacionamento com clientes atuais e fechar novos negócios, sem ter gastos com deslocamento parece incrível, não é? Realizar reuniões online para esses e outros casos é uma ótima opção para reduzir custos de locomoção, estadia, alimentação etc. E tudo isso, consequentemente, otimiza seu tempo e do atual ou futuro cliente.
Otimiza seu tempo e do cliente
O tempo gasto com deslocamento influencia diretamente na sua produtividade dentro da empresa. Uma vez que, com tanto tempo destinado a locomoção, viagens e idas à clientes, quanto você deixa de atender outras demandas do seu negócio? Então, imagine como sua produtividade poderia melhorar esse tempo fosse utilizado para fazer outras coisas?
Melhora a produtividade da equipe
Não havendo necessidade de deslocamento, a videoconferência otimiza o tempo de contato e assim, melhora a produtividade de todos em relação a outros assuntos da empresa. Isso resulta em um número maior de tarefas executadas, em tempo menor e de forma eficaz.
Possibilita a expansão do negócio
Tais ligações por vídeo permitem que sua empresa chegue a novas regiões. Isso, porque possibilita que clientes de outros locais possam fechar negócio com você e isso, consequentemente, faz seu negócio expandir.
Dicas para garantir boas reuniões à distância
Agora que você conhece boas vantagens de realizar videoconferência, confira algumas dicas para garantir resultados positivos, transmitir uma boa imagem do seu negócio e entregar uma experiência completa:
Teste câmera e microfone antes da reunião
Nós sabemos que no ao vivo tudo pode acontecer, principalmente imprevistos bem negativos. Já imaginou sua câmera ou microfone não funcionarem no dia de uma ligação importante com um novo cliente? Para evitar que isso aconteça, cheque os equipamentos com antecedência.
Verifique a iluminação e ruídos do local
Outro ponto importante que merece atenção durante uma videoconferência é a iluminação. Evite locais escuros, que criem sombras excessivas; ou mesmo locais muito iluminados, que deixem a luz estourada.
Dentro da sua empresa, busque um local que não tenha muito barulho ou ruídos que possam atrapalhar o entendimento de quem estiver lhe escutando.
Organize o cenário de fundo
É importante estar atento aos objetos que poderão ficar em evidência durante a reunião. Se estiver no escritório, cuide com anotações pessoais ou sobre a empresa. Se estiver em casa, certifique-se de que nenhum familiar passará atrás da câmera. E claro, deixe o ambiente bem organizado, sem papéis ou objetos espalhados.
Passe uma boa imagem pessoal
Uma boa imagem passa confiança e segurança para atuais e futuros clientes. Portanto, atente-se a postura e vestimenta, pois além de estar atento com o ambiente também vale dar um check na sua imagem pessoal.
Cuide a posição da câmera
Durante a videoconferência, posicione a câmera na altura de seus olhos, assim, você garante que a outra pessoa esteja vendo você corretamente. E enquanto estiver falando, olhe para a lente da câmera, pois ali estão "os olhos" do seu participante.
Tenha um plano B em mente
Como dissemos, imprevistos podem acontecer, e isso ocorre mesmo com planejamento. O cliente pode não conseguir acessar a plataforma de videoconferência, pode haver uma instabilidade no servidor, então sempre tenha uma alternativa em mãos e coloque-se à disposição para auxiliar o cliente no que for necessário.
Quebre o gelo de forma gentil
Um primeiro contato presencial pode ser mais fácil para criar uma relação com a outra pessoa. Mas em reuniões online, criar proximidade com o cliente também é extremamente importante. Lembre-se que a ideia é você utilizar gatilhos apenas para dar abertura, é importante saber dosar.
Grande parte do poder sobre a decisão de fechamento de contrato do cliente está na condução de uma boa reunião. Seguindo essas dicas, suas chances de sucesso aumentam consideravelmente.
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